Digitalisierung

Stehen in Ihrem Büro oder im Keller überfüllte Aktenschränke, um die zehnjährige Aufbewahrungspflicht von Belegen einzuhalten?

Dann haben wir jetzt eine Lösung für Sie: Unser Klara eArchiv und ePost!

Denn, gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) kann die Aufbewahrung auch elektronisch erfolgen – sofern das digitale Archiv alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Mit dem Klara eArchiv können Sie sich endlich von Ihren Aktenschränken verabschieden, denn hier sind Ihre Geschäftsbücher, Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform digital archiviert.

Artikel 9 der GeBüV setzt für die digitale Archivierung bestimmte Bedingungen voraus, welche die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleisten. Unser eArchiv von Klara.ch erfüllt alle dort genannten Auflagen und garantieren dafür, dass ein Original auch wirklich ein Original ist. Jede Veränderung wird dank Zeitstempel und Dokumentation aller Vorgänge als neue Datei ausgewiesen. Das sorgt für eine absolut rechtskonforme und revisionssichere Archivierung deiner Rechnungen, Belege und anderen Firmenunterlagen.

Welche Vorteile bringt die elektronische Archivierung?

Viele Unternehmen sträuben sich, ihr Archiv zu digitalisieren. Sie befürchten hohe Investitionen oder einen zu grossen Aufwand. Dabei ist die Umstellung überraschend einfach und kostengünstig. Vor allem aber gestaltet das digitale Archiv Arbeitsabläufe sicherer und effizienter:

• Sicherheit: Wasser- oder Brandschaden im Büro? Ihre digital archivierten Daten kratzt das nicht im Geringsten. Auch vor Hackversuchen sind sie geschützt und es besteht zudem die Möglichkeit, mit individuellen Zugriffsrechten zu arbeiten. 

• Platzsparend: Die digitale Archivierung ersetzt den Aktenschrank in Ihrem Büro.  
• Zeitsparend: Statt sich durch Aktenordner zu wühlen, finden Sie dank einem einfacher Volltextsuche sowie Tagging- und Ordnersystem alle Ihre Daten in Sekundenschnelle.

• Ortsunabhängigkeit: Sie haben von überall her und jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente.

• Geld sparen: Dokumente auszudrucken ist teuer, genauso wie Lagerräume für Aktenschränke. Beides wird mit dem digitalen Archiv hinfällig.

• Aktualität: Die Dokument Versionen sind immer auf dem aktuellsten Stand.

• Effizientes Arbeiten: Wichtige Dokumente sind schnell zur Hand, genauso wie notwendige Belege für Ihren Jahresabschluss. 

• Umweltfreundlich: Die Bäume danken es Ihnen, dass Sie keine Papierberge mehr produzieren.